Pengertian dan Hakikat Ilmu Administrasi

Modul UT Administrasi Keuangan
ADPU4333

Kegiatan Belajar 1.1

Pengertian dan Hakikat Ilmu Administrasi 

1. Administrasi negara telah terlibat dalam penataan anggaran negara sejak zaman dahulu. Hal ini dibuktikan dengan adanya aturan ke-8 The Constitution of Chow dan prinsip ke-4 dari Prinsip menjalankan roda administrasi negara oleh Leonard Shihlien Hsu. 

2. Administrasi dalam arti sempit diartikan sebagai tata usaha (clerical work or office work).

3. Handayaningrat → administrasi dalam arti sempit meliputi kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).

4. Penggunaan istilah administrasi sebagai tata usaha di Indonesia lebih banyak dipengaruhi Bahasa Belanda karena sejarah memperlihatkan bahwa orang pribumi Indonesia (inlander) hanya bekerja dalam bidang tata usaha saja, tidak menyentuh bidang penentuan kebijaksanaan organisasi.

5. Pengertian administrasi dalam konteks sebagai tata usaha adalah istilah yang berasal dari Bahasa Romawi → administer (pembantu); administratio (pemberian bantuan); administro (membantu).

6. Administrasi dalam arti luas adalah berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Syarat sebuah kerja sama bisa disebut administrasi adalah:

• Didasarkan pada keteraturan, pembagian tugas, tujuan, cara mencapai tujuan yang tersusun sistematis;
• Kerja sama yang terorganisasi (organizational cooperation).

7. Beberapa definisi administrasi dalam arti luas menurut para ahli:

• Leonard D.White 
  suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar maupun kecil dsb.
• H.A. Simon 
  kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama 
• William H. Newman 
  bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama
• The Liang Gie 
  segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
• Sondang  P.  Siagian   
  keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan
• Stephen P. Robbins 
  keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain
• Dwight Waldo   
  suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas tinggi
• John M. Pfiffner 
  mengorganisasi dan menggerakkan sumber daya manusia dan materiil untuk mencapai tujuan yang diinginkan
• Ordway Tead 
  kegiatan-kegiatan individu (eksekutif) dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan, dan menyediakan fasilitas usaha kerja sama sekelompok individu-individu untuk merealisasikan tujuan
• J.E. Walters 
  proses perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan, penaksiran, dan pengawasan suatu masalah
• Albert Lepawsky 
  praktik dan teknik tertentu yang teratur, manajerial dan administratif untuk  mencapai hasil akhir program yang nyata yang harus dilaksanakan.

Menurut Atmosudirjo, administrasi mengandung arti:

▪ Sebagai proses

keseluruhan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan mulai dari penentuan tujuan, penyelenggaraan hingga tercapainya tujuan.

▪ Sebagai fungsi

kegiatan dan tindakan yang secara sadar dilakukan untuk mencapai tujuan, dan termasuk penentuan tujuan itu sendiri 

▪ Sebagai institusi

keseluruhan orang-orang dalam satu kesatuan menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. 

9. Enam ciri pokok administrasi:

• Adanya sekelompok masyarakat
• Adanya kerja sama dari kelompok tersebut
• Adanya pembagian tugas
• Adanya  kegiatan  yang  runut  dalam  satu  proses
• Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
• Adanya tujuan yang ingin dicapai. 

10. Empat ciri administrasi menurut Ulbert Silalahi:

• Kerja sama dilakukan oleh sekelompok orang
• Kerja sama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur
• Kerja sama dimaksudkan untuk mencapai tujuan
• Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumber daya yang ada. 

11. Kerja sama dalam administrasi adalah kerja sama asosiatif (Max Weber), yaitu suatu tata hubungan sosial yang dihubungkan dengan dan dibatasi oleh aturan-aturan yang sejauh mungkin dapat memaksa seseorang untuk melakukan kerja sebagai suatu fungsinya yang ajeg dan bukan kerja sama komunal, seperti keluarga. 

12. Menurut Gibson, kelompok kerja formal dan informal dibentuk karena:

• Pemuasan kebutuhan (the satisfaction of needs).
• Kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction).
• Tujuan kelompok (group goals).
• Alasan ekonomi (economic reason). 

13. Tiga teori tentang pembentukan kelompok:

• Teori Tukar Menukar (Exchange Theory of Attraction) → adanya daya tarik antara imbalan (rewards) dan biaya (cost).
• Teori Kesamaan Sikap (Theory of Similar Attitude) → mempunyai sikap yang sama.
• Prinsip Saling Melengkapi (The Principle of Complementary) → prinsip saling melengkapi. 

14. Empat tahap pengembangan kelompok menurut Gibson:

• Saling menerima
• Berkomunikasi dan mengambil keputusan
• Motivasi dan produktivitas 
• Pengendalian dan organisasi

15. Empat alasan pentingnya pembagian pekerjaan menurut Lutter Gullick:

• orang  berbeda  dalam  pembawaan,  kemampuan  serta  kecakapan  dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi;
• orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama;
• seseorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama;
• bidang pengetahuan dan keahlian yang begitu luas menyebabkan seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin mengetahui lebih banyak, kecuali sebagian kecil saja.

16. Tujuan organisasi merupakan integrasi dari tujuan komplementer (individu/anggota) dan tujuan substantif (organisasi keseluruhan).

17. Dua dimensi tujuan adalah:

• Tercapainya tujuan secara efektif dan efisien
• Tercapainya kepuasan.

18. Pada mulanya ilmu administrasi hanya merupakan sebuah seni yang didorong oleh naluri hidup bersama manusia sebagai makhluk organisasi, untuk memenuhi berbgaai kebutuhan.

19. Lahirnya administrasi sebagai ilmu didasarkan atas pendekatan dan penelitian ilmiah yang dipelopori oleh Winslow Taylor dan Henry Fayol. 

20. Administrasi sebagai ilmu memiliki tiga sifat dan landasan ilmiah, yaitu:

• Landasan Ontologik → objek yang diamati terpisah dari subjek yang  mengamati
• Landasan Epistemologik → metode pendekatan yang digunakan dan bagaimana menerapkan metode ilmiah
• Landasan aksiologis → tujuan atau sasaran yang hendak dicapai

21. Lima ciri-ciri administrasi sebagai ilmu menurut The Liang Gie:

1. Empiris/ didasarkan pengamatan dan percobaan empiris
2. sistematis,
3. objektif,
4. analitis/ memperlihatkan spesifikasi  atau spesialisasi
5. dapat dibuktikan kebenarannya

Secara taksonomi, dalam sejarah perkembangan ilmu, ilmu administrasi pun telah diakui sebagai ilmu yang berdiri sendiri bahkan telah berkembang menjadi beberapa cabang. Sepuluh subkonsep administrasi adalah sbb:

1. organisasi 
2. manajemen personalia
3. manajemen sistem informasi
4. manajemen pergudangan/logistik 
5. manajemen pemasaran
6. manajemen keuangan
7. manajemen public relations
8. manajemen risiko 
9. manajemen produksi 
10. manajemen pembelian 

 

23. Tiga perspektif perkembangan ilmu adaministrasi:

a) Sejarah

Berkembang di beberapa wilayah sehingga mempunyai penamaan yang khusus, misalnya administrasi kontinental/feodalisme di Kawasan Eropa daratan; sistem commonwealth/tatanan konvensi sebagai administrasi di Inggris; dan aliran Anglo Saxon/pemisahan kekuasaan untuk istilah administrasi di Amerika Serikat.

b) Revolusi paradigm 

Paradigma adalah merupakan kumpulan lepas dari asumsi, konsep atau proposisi yang disatukan secara logis yang mengarahkan pemikiran dan jalannya penelitian matik. Terdapat delapan macam paradigma menurut beberapa ahli seperti menurut Nicholas J. Henry → dikotomi politik – administrasi; prinsip-prinsip administrasi; administrasi negara sebagai ilmu politik; administrasi negara sebagai ilmu administrasi; administrasi negara sebagai ilmu administrasi negara.

c) Aliran pemikiran administrasi

• Periode Klasik, yang dimotori oleh F.W. Taylor
• Periode Process School, yang dirintis oleh Henry Fayol
• Human Relations School, yang dipelopori oleh Elton Mayo
• Behavioral/Decision Making School, dengan motornya Herbert A. Simon

24. Enam peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat menurut Albert Lepawsky:

• The universal Impotence of Administration
  Pengetahuan administrasi dibutuhkan dalam perencanaan sampai dengan pengawasan sehingga menjadi kepentingan universal.
• The Stabilizing Role of Administration in Society
  Fungsi primer administrasi, adalah untuk stabilisasi institusi-institusi sosial.
• The Threat of a Managerial Revolution
  Kualitas esensial dari the emerging society adalah dalam hal karakter manajemennya bahwa dalam kenyataannya manajer-manajer mempunyai kesiapan untuk taken over masyarakat modern.
• The Prospect Managerial Evolution 
  Administrasi merupakan prospek bagi  munculnya evolusi manajerial.
• Administration as the Key to Modern Society
  Demi mewujudkan masyarakat yang beradab, bergantung pada kemampuan untuk mengembangkan ilmu, filsafat dan praktik administrasi yang kompeten. 

***