QnA: Sistem Administrasi Kepegawaian, Renstra, Kompensasi dan Pengorganisasian

Materi Kuliah Universitas Terbuka
ADPU4430 – Administrasi Kepegawaian (Edisi 3)

1. Jelaskan perbedaan sistem administrasi kepegawaian pada negara berbentuk federal dan negara berbentuk kesatuan ?

 

No	Sistem Administrasi Kepegawaian
	Negara Federal	Negara Kesatuan
1.	Pemisahan pegawai negara pusat dan negara bagian	Pegawai negara dibagi menjadi pegawai negara pusat dan daerah
2.	Pemberian gaji, tunjangan, fasilitas (kompensasi) bersumber dari anggaran belanja negara pusat dan negara bagian sesuai jenis pegawai negara.	Pemberian gaji, tunjangan, fasilitas (kompensasi) bersumber dari anggaran belanja negara pusat
3.	Pengadaan pegawai di negara bagian tidak tergantung pemerintah pusat	Pengadaan pegawai di daerah tergantung alokasi formasi dari pemerintah pusat
4.	Terdapat pegawai permanen dan pegawai tetap, menyesuaikan dengan beban kerja sesuai kontrak kerja	Pada dasarnya hanya terdapat pegawai tetap/permanen. Namun, sejak tahun 2015, dalam UU ASN diperkenankan membuka lowongan pegawai dengan kontrak kerja (PPPK)
5.	Pengembangan karir pegawai negara bagian terbatas pada negara tersebut, sedangkan pegawai negara pusat lebih terbuka.	Pengelolaan pengembangan karir pegawai mengacu pada perundang-undangan yang sama sehingga peluang pola karir sama.
7.	Contoh: Malaysia, Amerika Serikat	Contoh: Indonesia

 

 

2.  Jelaskan perbedaan pengaturan PNS dan TNI/POLRI ? dan bagaimana hubungan kerja BKN dengan BKD ?Jelaskan!

Jawab:

PNS	TNI/POLRI
Ketentuan mengenai PNS/ASN diatur dengan UU No.5 Tahun 2014 tentang ASN; PP No. 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS; dan PP No. 49 Tahun 2018 tentang Manajemen PPPK	Ketentuan mengenai TNI diatur dalam UU No.34 tahun 2004 tentang Tentara Nasional Indonesia. Sedangkan POLRI diatur dengan UU No.2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia.
Banyak perbedaan dalam hal pengembangan karir, pemberian kompensasi, nama/jenis jabatan dan pola karir yang rinciannya diatur dengan UU di atas beserta aturan turunannya. Dalam UU No.8 Tahun 1974 s.t.t.d. UU No.43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, Pegawai Negara terdiri atas PNS, TNI, POLRI, dan Pegawai Negeri lainnya. Setelah UU ASN lahir, ketentuan di atas digantikan dan muncul Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK).

Hubungan antara BKN dan BKD dipengaruhi oleh penerapan kebijakan desentralisasi pemerintah pusat dan daerah yang menggabungkan antara unified system dengan separated system. Artinya ada bagian-bagian yang masih menjadi kewenangan pemerintah pusat (BKN), dan ada juga bagian yang diserahkan kepada pemerintah daerah (BKD). BKN mempunyai tugas di bidang manajemen kepegawaian negara. Sedangkan BKD adalah perangkat daerah yang melaksanakan manajemen PNS daerah dalam rangka membantu tupoksi pejabat pembina kepegawaian daerah. BKN membuat peraturan dan kebijakan serta mengelola kepegawaian secara nasional. Oleh karen itu, BKD sebagai pelaksana peraturan tersebut wajib berkoordinasi dan menyampaikan informasi kepada BKN terkait hal-hal teknis mengenai manajemen ASN yang diamanatkan peraturan tersebut. Koordinasi dan penyampaian informasi teknis dapat dilakukan langsung ke BKN pusat atau melalui Kantor regional BKN di beberapa daerah. Contoh BKD menyampaikan usulan kenaikan pangkat kepada BKN/Kanreg BKN, pengakuan ijazah, berkas pensiun dll.

 

3. Jelaskan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian kompensasi yang layak !

Jawab:

Kompensasi adalah balas jasa yang memadai dan layak kepada pegawai sesuai dengan kontribusi pegawai kepada tujuan organisasi. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam pemberian kompensasi di antaranya:

a.    Tingkat kecukupan imbalan terhadap kebutuhan dasar pegawai;

Artinya kompensasi harus diberikan secara layak dan memenuhi kebutuhan dasar seperi pangan dan sandang pegawai agar pegawai fokus dalam bekerja.

b.   Bersifat wajar dan adil dilihat dari sudut pandang pasar tenaga kerja;

Sebagai contoh penetapan upah minimum di suatu daerah, diberikan berbeda-beda mengikuti pasar tenaga kerja dan tingkat kemahalan harga barang-barang pokok di tempat tersebut.

c. Bersifat wajar dan adil dilihat dari sudut pandang kemampuan organisasi/perusahaan;

Pemberian kompensasi tentu harus menyesuaikan dengan kemampuan anggaran perusahaan. Jangan sampai pemberian upah melebihi kemampuan perusahaan yang mengakibatkan kerugian.

d. Memperlihatkan perbedaan untuk setiap pegawai berdasarkan jabatan/posisi, tanggung jawab, dan peran terhadap organisasi.

Dalam pemberian kompensasi dikenal istilah pay by performance, pemberian kompensasi didasarkan pada seberapa besar beban kerja, tanggung jawab dan risiko pekerjaan. Semakin besar beban kerja, risiko, dan tanggung jawab, maka semakin besar juga kompensasi yang diberikan.

4. Jelaskan bahwa perencanaan pegawai akan berpengaruh dan dipengaruhi filosofi dasar dan rencana strategis (renstra) organisasi !

Jawab:

Pada saat pelaksanaan perencanaan pegawai, rencana strategis organisasi akan dijadikan dasar dan menentukan bagaimana perencanaan pegawai ini akan dijalankan. Filosofi dasarnya adalah menentukan apa tujuan yang ingin dicapai organisasi dan apa saja sumber daya yang dibutuhkan. Pengejawantahan filosofi dasar tersebut akan tertuang dalam perencanaan pegawai.

Dalam penyusunan kebutuhan PNS pun, rencana strategis digunakan sebagai landasan agar pemenuhan kebutuhan pegawai tidak melenceng dari tujuan organisasi. Misalnya tahun ini sebuah organisasi ingin meningkatkan penerimaan negara. Dilihat dari data persediaan pegawai, ternyata rasio fungsional pemeriksa pajak dengan jumlah wajib pajak masih jauh dari angka ideal, maka dalam perencanaan pegawai dalam 5 tahun perlu direkrut sekian pegawai, dilakukan pengangkatan/mutasi/inpassing menjadi tenaga fungsional pemeriksa pajak.

5. Jelaskan langkah-langkah Anda dalam melakukan pengorganisasian tersebut!

Jawab:

Setidaknya ada 6 langkah dalam pengorganisasian, yaitu:

a. Mengetahui tujuan, misal dengan menetukan visi, misi, renstra dst sebagai dasar dalam pelaksanaan fungsi manajemen selanjutnya.

b. Membagi habis pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan bagian. Tidak boleh ada pekerjaan yang terlewat dari daftar/list karena akan dibagi habis kepada bawahan dan sebagian yang menjadi tugas pimpinan.

c.  Menggolongkan kegiatan menjadi satuan-satuan yang praktis agar secara nyata dapat dipraktikkan.

d. Menentukan kewajiban yang harus dilaksanakan dan menentukan/menyediakan alat-alat serta tempat/ruang fisik yang diperlukan. Hal ini dilakukan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan.

e.    Penugasan pegawai yang cakap, memberikan suatu pekerjaan sesuai dengan kemampuannya dan tanggung jawabnya.

f. Mendelegasikan wewenang. Kegiatan ini sangat penting karena seharusnya pemberian tugas disertai dengan pemberian kewenangan agar pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik. Setiap pegawai harus bekerja sesuai dengan kewenangan dan tugas yang telah diberikan.

 

6. Jelaskan bagaimana tugas pimpinan dalam menggerakkan pegawai !

Jawab:

Dalam teori keadilan, pemimpin harus bisa mengetahui perasaan pegawai saat terjadi ketidakadilan dengan cara:

a. Pimpinan hendaknya mengenal klaim-klaim ketidakadilan. Hai Ini meliputi

persepsi mengenai perasaan seseorang yang bisa menerima kewajaran terhadap reward yang telah diterimanya atau persepsi mengenai apakah individu bisa menerima penghasilan dari kontribusinya.

b. Pimpinan harus bisa mencegah klaim-klaim ketidakadilan dengan memperjelas apa yang sebenarnya mereka rasakan mengenai kewajaran atau organizational reward. Selanjutnya, secara konsisten menerapkan organizational reward dan hukuman serta menspesifikasikan alasan-alasan di balik tindakan pegawai.

c.  Pimpinan harus bisa mengenal kesimpulan yang mengarah bahwa seseorang telah diperlakukan secara tidak adil sebagai sebuah produk dari proses logika internal yang unik dari seseorang yang dikendalikan oleh beberapa hal dengan perasaan yang mengganggu ketidakadilan.

d. Resolusi sederhana yang mengganggu isu-isu ketidakadilan memudahkan manusia mengalami distorsi secara kognitif terhadap input/output.

 

7. Pengawasan di lingkungan organisasi atau unit/satuan kerja yang kecil dilakukan oleh pimpinan masing-masing, Jelaskan maksud pernyataan tersebut!

Jawab:

Pengawasan diartikan sebagai proses mengukur dan menilai tingkat efektivitas kerja personel dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada tujuan organisasi. Pengawasan pada unit kerja yang kecil dilakukan oleh pimpinan masing-masing. Artinya untuk organisasi dengan skala kecil, pimpinan dapat langsung mengawasi secara formal/informal pelaksanaan pekerjaan yang ada. Misalnya di sebuah kantor keluarahan yang berisi 15 pegawai, lurah dapat langsung mengawasi sendiri pekerjaan bawahannya. Berbeda dengan organisasi yang besar, pimpinan tidak mungkin mengawasi semua pekerjaan sendiri mengingat keterbatasan waktu dan tenaga. Sebagai unit organisasi cukup besar (jumlah pegawai >100 orang), seyogyanya terdapat unit kepatuhan internal yang bertugas mengawasi pelaksanaan pekerjaan semua pegawai agar berjalan sesuai ketentuan yang berlaku. Unit kepatuhan tersebut secara rutin membuat laporan pengawasan yang diserahkan kepada pimpinan untuk dievaluasi.

***